Sourcing als Operational Excellence enabler

Sourcing is een belangrijke invulling van een Cost Leadership of Operational Excellence strategie. Zoals voor iedere implementatie van een strategie geldt, geldt ook hier dat het zomaar beginnen een niet zo’n effectief idee is. Het mag dan appelleren aan het gevoel van eindelijk aan de slag te gaan na een vaak lang besluitvormingstraject, het risico op mislukking is echter groot.

De meest essentiële vraag die u voor een succesvolle sourcingstrategie moet beantwoorden is: hoe zit het onderdeel van de organisatie in elkaar dat ik wil outsourcen? Welke omvang kent het, hoe werkt het en welke interfaces heeft het met de rest van de organisatie? O ja, voor de zekerheid: u heeft natuurlijk al uw doelstellingen achter uw outsourcing plannen al SMART genoeg verwoord?

Als verduidelijking van de bovenstaande vraag: denk aan een afdeling beheer van de ICT infrastructuur (object van outsourcing) binnen een ICT organisatie (organisatieonderdeel waar geoutsourced wordt) van een verzekeraar (gehele organisatie).

De beheer afdeling heeft relaties met de ICT organisatie als het gaat om het leveren van een stabiel ICT platform voor applicatie ontwikkelaars en het aanleveren van informatie binnen verschillende managementprocessen van de ICT afdeling. Ook heeft de beheer afdeling indirecte relaties met het overige deel van de organisatie als het gaat om het leveren van een stabiel ICT platform voor de business.

Startklaar of toch nog even niet?

Omdat het object van outsourcing na de strategie-implementatie in handen van een derde partij ligt, is het nodig om een aantal vragen en detail te beantwoorden. Voorbeelden van dit soort vragen zijn:

• Wat is de omvang van het te outsourcen object? O.a. moet vastgesteld worden welke bedrijfsmiddelen (spullen) het object in gebruik/beheer heeft, welke waarde deze vertegenwoordigen en wat er in het kader van de outsouring mee gaat gebeuren. Welke processen (denk o.a. aan ITIL, BiSL, ASL) met welke KPI’s zijn actief binnen dit object en welke raakvlakken hebben ze met de directe en indirecte omgeving. Verder is het belangrijk te inventariseren welke professionals binnen het object van outsourcing werkzaam zijn. Welke ervaring, training en ambities hebben ze en welke beloningen krijgen ze? Stel tot slot vast wie u beste professionals binnen het object van outsourcing zijn. Niet om ze te houden, maar om ze als eerste te outsourcen! U wilt toch dat uw outsourcingstrategie slaagt?
• Welke relatie heeft het object van outsourcing met haar directe omgeving? Het object van outsourcing zal straks buiten uw organisatie geplaatst zijn. De nu vaak impliciete processen die zich tussen beide omgevingen afspelen zullen bij verrassing ophouden te werken nadat er geoutsourced is. Het is dus zaak ze nu zichtbaar te maken om dit te voorkomen. Verder moet gekeken worden naar welke eisen er vanuit de directe omgeving gesteld worden aan een samenwerkingsverband met een externe partij? Denk hierbij aan eisen op het gebied van: business continuity plannen, projectjaarplannen, begrotingscycli, audits, etc. Ook zaken als overleg op verschillende organisatorische niveaus en het opleveren van performance informatie zijn belangrijke onderwerpen. Tot slot, maar feitelijk het meest belangrijk: hoe gaat u zelf vormgeven aan de aansturing van de externe partij? Wie heeft welke rol in dit aansturingproces en wat verwacht u van de externe partij? Wees hierbij bedacht op het feit dat uw organisatie over nieuwe competenties moet kunnen beschikken om hier effectief in te kunnen zijn. Hoe gaat u trouwens aan deze competenties komen?
• Welke relatie heeft het object van outsourcing met haar indirecte omgeving? Bij het beantwoorden van deze vraag is het belangrijk dat u vaststelt welke relatie het object van outsourcing met de rest van de organisatie heeft. Hierbij moet u opnieuw denken aan informatie over de performance die geleverd moet worden aan de klanten in de rest van de organisatie in de vorm van SLA- en financiële rapportage. De rapportage die u aangeleverd krijgt van de outsource-partij, moet u in staat stellen de rapportages naar uw interne klanten te continueren. Ook over de manier waarop u wensen van uw interne klanten doorgeeft aan de externe partij en de manier waarop deze wensen worden afgehandeld en u er intern over communiceert, moet u in dit stadium een beeld vormen.

Kortom, voor outsourcing geldt in het bijzonder het gezegde: bezint eer ge begint. Met deze bezinning legt u de basis voor uw toekomstige outsourcing succes en zult u de achterliggende bedrijfsdoelen beter weten te behalen.

Wilt u weten of uw organisatie in voldoende mate klaar staat om daadwerkelijk met outsourcing te beginnen of welke acties u eerst nog moet uitvoeren voordat u kunt starten zonder grote risico’s ?

Oriënteer u dan eens op de InnerVisie pre-sourcing scan. In een korte tijd brengen wij de grootste risico’s voor een succesvolle strategie-implementatie in kaart.

Onze scan is concreet en maakt duidelijk welke maatregelen u moet nemen om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Wilt u meer weten over onze pre-sourcing scan, neem dan contact met ons op via info@innervisie.nl of via 035-6469396.

Lees ook:

Outsourcing als veranderproces	Post sourcing blues	ZZP'er als sourcing acceleratie