Management Guide PRINCE2 voor opdrachtgevers, M. van der Molen

Van de Molen beschrijft in zijn boek “Management Guide PRINCE2 voor opdrachtgevers”, de wijze waarop opdrachtgevers hun rol effectief kunnen uitvoeren in een project, dat volgens de PRINCE2 methode wordt uitgevoerd.

De auteur begint met twee stellingen waar ik het mee eens ben:

• De aanleiding voor het starten van een project is altijd de behoefte aan verandering (van der Molen 2007: 1);
• Methoden werken niet, alleen mensen werken (van der Molen 2007:2).

Volgens van der Molen bestaat er een vijftal best practises voor het effectief en efficiënt besturen van een project door een opdrachtgever. Deze best practises zijn:

• Sturen op basis van een business case (de zakelijke rechtvaardiging van een project);
• Vertegenwoordigers betrekken van belanghebbenden bij het besturen van het project;
• Een project verdelen in fases;
• Sturen als er uitzonderingen optreden;
• Sturen op het opleveren van producten.

In het kader van dit onderzoek sta ik langer stil bij de tweede best practise. Volgens van der Molen worden projectrisico’s voorkomen door gerichte zeggenschap te geven aan betrokkenen van het project. Uit vrijwel ieder onderzoek naar het slagen en falen van een project, blijkt dat betrokkenheid van gebruikers een van de belangrijkste kritieke succesfactoren is (van der Molen 2007: 49). Deze betrokkenheid kan het best gerealiseerd worden door de belanghebbenden een formele rol te geven in het besturingsorgaan van het project: de project board. Op deze wijze geven de belanghebbenden hun medewerking aan het project. De formele rollen senior user (gebruiker van het projectresultaat) en senior supplier (leverancier van het projectresultaat) kunnen in dit kader toegedicht worden aan de groepen betrokkenen.

De belangrijkste rol van leden van de project board is het borgen van het beoogde projectresultaat (project assurance). Als ieder lid van de project board zich bewust is van zijn individuele rol met betrekking tot het borgen van het projectresultaat, ontstaat volgens de auteur het beste resultaat. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de business assurance en borgt de business case. De senior user is verantwoordelijk voor user assurance en borgt de functionele kwaliteit, acceptatie  en gebruikersbelangen. De senior supplier is tot slot verantwoordelijk voor supplier assurance en borgt de technische kwaliteit van op leveren producten en de kwaliteit van de planning.

Van de Molen waarschuwt dat bij onvoldoende vertegenwoordiging van gebruikersbelangen in de project board, de kans op onvoldoende toetsing op bruikbaarheid of beheersbaarheid van het projectresultaat optreedt.

Gebruikers moeten volgens van der Molen betrokken worden bij het opstellen van specificaties, besluitvorming over het project en het controleren van de kwaliteit van opgeleverde producten. Door de gebruikersinvloed goed te kanaliseren, wordt de acceptatie van het projectresultaat verbeterd en wordt een spoedige ingebruikname van het resultaat bevorderd. Van der Molen stelt hier naar mijn mening een belangrijk punt voor projectsucces aan de orde: de betrokkenheid van die groepen die door het in gebruik nemen van een projectresultaat te maken krijgen met een verandering.

De verbinding tussen projectresultaat en verandering maakt van der Molen niet zo scherp. Dit maakt dat hij verder niet ingaat op achterliggende menselijke mechanismen van veranderen. Hiermee is zijn theorie meer een checklist met het gevaar dat de essentie achter de reden waarom het betrekken van belanghebbenden van belang is, verloren gaat. Zijn boekje blijft hiermee een nogal “blauw boekje” om termen van de Caluwé en Vermaak te spreken.

Lees tip: Help, ik heb een opdrachtgever en The project manager.

Terug naar de boekenkast >>